Beschwerde nach LkSG

Verfahrensordnung zum Beschwerdeverfahren gemäß §8 Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz (LkSG)

1. Beschwerdeverfahren in der Autoland AG
Das vorliegende Dokument stellt die Verfahrensordnung der AUTOLAND AG für den Umgang mit Beschwerden gemäß den Anforderungen des Lieferkettensorgfalts-pflichtengesetzes (LkSG) dar. Es umfasst das von der AUTOLAND AG eingerichtete Beschwerdeverfahren, den Zugang zu diesem Verfahren sowie die entsprechenden Zuständigkeiten.

Das Beschwerdeverfahren der AUTOLAND AG zielt darauf ab, Hinweise auf potenzielle Risiken im Zusammenhang mit menschenrechtlichen und umweltbezogenen Verletzungen gemäß dem LkSG innerhalb der AUTOLAND AG und ihrer Lieferketten entgegenzunehmen und zu bearbeiten. Es befasst sich jedoch nicht grundsätzlich mit Kundenanliegen und -beschwerden bezüglich Produkte und Dienstleistungen. Solche Anliegen sollten stattdessen bitte an den Kundenservice der AUTOLAND AG gerichtet werden.

2. Hinweisgebende Personen
Jede Person hat das Recht, Meldungen oder Beschwerden bezüglich möglicher menschenrechtlicher oder umweltbezogener Verletzungen gemäß dem LkSG im Unternehmen und entlang der Lieferkette einzureichen.

Wenn eine Meldung im Namen einer potenziell betroffenen Person eingereicht wird, um eine individuelle Abhilfemaßnahme gemäß dem LkSG zu erwirken, kann um die Vorlage einer wirksamen Vertretungsvollmacht gebeten werden. Dies hat jedoch keinen Einfluss auf die Prüfung und Bearbeitung der Meldung.

3. Inhalte des Beschwerdeverfahrens
Das Beschwerdeverfahren ermöglicht Personen auf menschenrechtliche und umweltbezogene Risiken sowie auf Verletzungen menschenrechts- oder umweltbezogener Pflichten hinzuweisen, die durch das wirtschaftliche Handeln der Autoland AG oder in der Lieferkette entstanden sind.

Potentielle menschenrechtsbezogene Risiken und Pflichtverletzungen können sich insbesondere auf folgende Aspekte beziehen:

• alle Formen der Sklaverei und wirtschaftlicher Ausbeutung sowie Zwangs- und Kinderarbeit,
• die Missachtung von Arbeitsschutzvorschriften, beispielsweise durch unzureichende Sicherheitsstandards oder fehlende Sicherungs- oder Schutzmaßnahmen,
• die Missachtung der Koalitions- und Vereinigungsfreiheit der Arbeitnehmer,
• unbegründete Ungleichbehandlungen in Beschäftigungsverhältnissen,
• die Vorenthaltung eines angemessenen Lohns, insbesondere die Missachtung von Mindestlohnvorschriften,
• die Zerstörung der natürlichen Lebensgrundlage durch Umweltverunreinigungen,
• die widerrechtliche Zwangsräumung oder der widerrechtliche Entzug von Land, Wäldern oder Gewässern beim Erwerb, der Bebauung oder der anderweitigen Nutzung von Land, Wäldern oder Gewässern, deren Nutzung die Lebensgrundlage einer Person sichert,
• die Beauftragung oder Nutzung privater oder öffentlicher Sicherheitskräfte zum Schutz eines unternehmerischen Projekts, wenn aufgrund mangelnder Unterweisung oder Kontrolle seitens des Unternehmens bei dem Einsatz der Sicherheitskräfte beispielsweise das Verbot von Folter und grausamer, unmenschlicher oder erniedrigender Behandlung missachtet wird oder Leib oder Leben verletzt werden.

Potenzielle melderelevante umweltbezogene Risiken und Pflichtverletzungen können sich insbesondere auf folgende Aspekte beziehen:

• Verstöße gegen Verbote aus dem Minamata-Übereinkommen von 2013, welches den Schutz der menschlichen Gesundheit und der Umwelt vor anthropogenen Emissionen und der Freisetzungen von Quecksilber und Quecksilberverbindungen in die Luft, das Wasser und den Boden zum Ziel hat,
• Verstöße gegen das Verbot der Produktion und Verwendung von persistenten organischen Chemikalien nach dem Stockholmer Übereinkommen von 2001,
• Verstöße gegen die Ein- und Ausfuhrbestimmungen bzgl. gefährlicher Abfälle nach dem Basler Übereinkommen.

4. Meldeweg für eine „Meldung zum Lieferkettensorgfaltspflichtgesetz “ auf der Internetseite der Autoland AG
Beschwerden und Hinweise können jederzeit auf zwei verschiedenen Wegen abgegeben werden.

1. Die Autoland AG hat für einen entsprechenden Hinweis einen Bereich „Beschwerdeverfahren“ auf ihrer Internetseite eingerichtet. Das Hinweissystem ist unter
   
   https://autoland.de/hinweisgebersystem-nach-hinschg

   zu erreichen.

   In diesem Bereich ist eine Kontaktmöglichkeit hinterlegt, mittels derer die hinweisgebende Person die Hinweise zu ihrer Beschwerde geben kann. Durch Auswahl des Buttons „Abschicken“ wird der Text per E-Mail an den/die „Beschwerdebeauftragten“ gesandt. Alle Hinweise können unter Namensnennung oder anonym gemeldet werden.

2. Per Briefpost erfolgen Beschwerden an:

   Autoland AG
   LkSG-Beschwerdeverfahren
   Werner-von-Siemens-Straße 2
   06796 Sandersdorf-Brehna

Beide Kanäle stellen den vertraulichen Umgang der Meldungen sicher.

5. Beschwerdebeauftragte/r
Der/die „Beschwerdebeauftragte“ ist für die hinweisgebende Person der/die ausschließliche Ansprechpartner/in während des gesamten Beschwerdeverfahrens. Der/die „Beschwerdebeauftragte“ bietet Gewähr für unparteiisches Handeln und handelt im Rahmen ihrer/seiner Funktion unabhängig und weisungsungebunden.

6. Bestandteile der Beschwerde
Für die Bearbeitung der Beschwerde sind folgende Angaben hilfreich:

Schilderung des Sachverhalts in chronologischer Reihenfolge, möglichst mit folgenden Angaben:

1. Was ist passiert?
   Konkrete Beschreibung des Vorfalls und Kontext – je detaillierter, desto besser.
2. Wo ist es passiert?
   Niederlassung, Abteilung, etc.
3. Wann hat sich der Vorfall ereignet? Dauert der Verstoß noch an?
   Datum bzw. Zeitraum, Uhrzeit
4. Wer sind die betroffene bzw. geschädigte Personen oder Personenkreise? Was ist die Schadenshöhe?
   Name(n), Anzahl, Schwere des Missstandes etc.
5. Wer könnte für den Missstand verantwortlich sein?
   Name der Person/Abteilung/Position oder Name des Geschäftspartners bzw. des Zulieferers in der weiteren Lieferkette, wo der Missstand eingetreten ist. In diesem Zusammenhang können auch Angaben zur möglichen Motivation der handelnden Personen hilfreich sein.
6. Gegen welches Recht oder interne Regelung wurde verstoßen? Welche Verbindung zur wirtschaftlichen Tätigkeit der Autoland AG besteht?
7. Gibt es Belege?
   Fotos, Videos, Dokumente, mögliche Zeugen, etc.
8. Welche Erwartungen bestehen in Bezug auf mögliche Präventions- oder Abhilfemaßnahmen? Was ist das konkrete bzw. erstrebte Ziel der Beschwerde?
9. Wurde jemand anderes bereits über den Missstand informiert?
10. Wie soll der weitere Kontakt sein?
    Angabe von Kontaktdaten zur weiteren Kommunikation bzw. Äußerung des Wunsches nach Anonymität bzw. größtmöglicher Vertraulichkeit, z.B. keine Weitergabe des Namens der hinweisgebenden bzw. beschwerdeführenden Person im Zuge der Ermittlungen

Die vorgenannten Informationen erleichtern und beschleunigen eine sachgerechte Bearbeitung einer Beschwerde. Die Auflistung ist daher eine Hilfestellung bei der Formulierung einer Beschwerde. Es ist indes keine Voraussetzung für die Bearbeitung, dass eine Beschwerde Informationen zu allen vorgenannten Punkten enthält.

7. Ablauf des Beschwerdeverfahrens

1. Bestätigung des Hinweises
   Die hinweisgebende Person enthält innerhalb von 5 Werktagen eine Bestätigung via E-Mail über den Eingang des Hinweises. Erfolgt die Beschwerde in einer Weise anonym, die es unmöglich macht, die hinweisgebende Person zu kontaktieren oder durch (un-) bewusste Angabe falscher Kontaktdaten, ist die Autoland AG nicht angehalten, die hinweisgebende Person zu ermitteln, um ihren Pflichten bezüglich der Kommunikation einzuhalten.
2. Sachverhaltsaufklärung und Stellungnahme
   Der/die Beschwerdebeauftrage überprüft, ob die Beschwerde unter den Anwendungsbereich des Beschwerdeverfahrens im Rahmen des LkSG fällt.

Im Zuge dieser Prüfung wird der Sachverhalt mit der hinweisgebenden Person erörtert, sofern diese eine Kontaktmöglichkeit direkt oder indirekt zur Verfügung gestellt hat. Diese Erörterung dient primär der Aufklärung und Konkretisierung des dem Hinweis oder Beschwerde zugrundeliegenden Sachverhaltes, sodass etwaige Unklarheiten auf diesem Wege ausgeräumt werden können. Auch dient die Erörterung dazu, Erwartungen in Bezug auf mögliche Präventions- oder Abhilfemaßnahmen seitens der hinweisgebenden Person zu identifizieren.

(1) Ablehnung der Beschwerde
Fällt die Beschwerde nicht unter den Anwendungsbereich des Beschwerdeverfahrens nach dem LkSG, erhält die hinweisgebende Person innerhalb von zwei Wochen ab Eingang der Beschwerde eine entsprechende Meldung.

In der Regel erfolgt eine Begründung der Ablehnung an die hinweisgebende Person. Eine Erläuterung aus welchem Grund die Autoland AG die Beschwerde der hinweisgebenden Person für unbegründet hält, erfolgt dann nicht, wenn dies aus rechtlichen, behördlichen oder tatsächlichen Gründen der Beschwerdestelle verwehrt ist.

(2) Weiterverfolgung der Beschwerde
Fällt die Beschwerde unter den Anwendungsbereich des Beschwerdeverfahrens nach dem LkSG übernimmt der/die Beschwerdebeauftragte die Sachverhaltsaufklärung und nimmt spätestens innerhalb von drei Monaten gegenüber der hinweisgebenden Person Stellung. Ergibt die Sachverhaltsermittlung, dass die von der hinweisgebenden Person übermittelten Sachverhaltsinformationen nicht ausreichend oder nicht sachdienlich zur weiteren Aufklärung der Beschwerde sind, informiert der/die Beschwerdebeauftragen die hinweisgebende Person hierüber und fordert weitere Informationen an. Der/die Beschwerdebeauftragte wird den Sachverhalt mit der hinweisgebenden Person erörtern, mit dem Ziel, ein besseres Verständnis des Sachverhaltes zu gewinnen.

c. Mögliche Rechtsverletzung
Ergibt die Prüfung der Beschwerde, dass die Verletzung einer Lieferkettensorgfaltspflichtgesetz-bezogenen Pflicht im eigenen Geschäftsbereich der Autoland AG oder bei einem unmittelbaren oder mittelbaren Zulieferer möglich erscheint, unmittelbar bevorsteht oder eingetreten ist, veranlasst die Autoland AG angemessene Präventions- und/oder Abhilfemaßnahmen. Ziel dieser Maßnahmen ist, eine Verletzung von geschützten Rechtspositionen zu vermeiden oder um bereits eingetretene Verletzungen von geschützten Rechtspositionen zu minimieren oder abzustellen.

d. Überprüfung der Wirksamkeit des Beschwerdeverfahrens
Die Wirksamkeit des Beschwerdeverfahrens wird einmal jährlich sowie anlassbezogen überprüft.

8. Dokumentation und Aufbewahrung
Der jeweilige Beschwerdevorgang wird dokumentiert und die Aufbewahrung erfolgt für mindestens 7 Jahre beginnend mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem der Hinweis oder die Beschwerde eingegangen ist.

9. Datenschutz und Vertraulichkeit
Die Autoland AG stellt durch geeignete personelle, organisatorische und technische Maßnahmen sicher, dass bei eingehenden Beschwerden und Hinweisen die Vertraulichkeit der Identität von Hinweisgebenden gewahrt wird und ein wirksamer Schutz vor Benachteiligung oder Bestrafung aufgrund einer Beschwerde der hinweisgebenden Person gewährleistet wird. Die mit dem Beschwerdeverfahren betrauten Personen sind zur Vertraulichkeit und zur Einhaltung des Datenschutzes verpflichtet. Die Vertraulichkeit bezieht sich auf die hinweisgebende Person, die Person/en, die Gegenstand der Meldung ist/sind sowie sonstige in der Meldung genannte Personen.

1. Sicherstellung der Vertraulichkeit
   

   Die mit der Bearbeitung von Beschwerden betrauten Mitarbeitenden behandeln die ihnen erlangten Informationen grundsätzlich vertraulich gegenüber anderen Personen. Dies gilt insbesondere für personenbezogene Daten.

   Die Identität der hinweisgebenden bzw. beschwerdeführenden Person wird, soweit sie dies wünschen und es gesetzlich möglich ist, nicht offengelegt.
   Etwaige gesetzliche und behördliche Offenlegungs- und Meldepflichten sind vom Grundsatz der Vertraulichkeit ausgenommen.

2. Schutz vor nachteiligen Auswirkungen
   

   Benachteiligungen, Einschüchterungen oder Anfeindungen gegenüber der hinweisgebenden bzw. beschwerdeführenden Person sowie sonstige Repressalien gegen die hinweisgebende bzw. beschwerdeführende Person oder Personen, die nach bestem Wissen und Gewissen an Untersuchungen mitwirken, sind unzulässig und werden nicht geduldet.

   Die Beeinträchtigung oder Behinderung von Untersuchungen, insbesondere die Beeinflussung von Zeugen und die Unterdrückung oder Manipulation von Unterlagen oder anderen Beweismitteln ist unzulässig.
   Die hinweisgebende bzw. beschwerdeführende Person und Personen, die nach bestem Wissen und Gewissen an Untersuchungen mitwirken, werden durch das Unternehmen bestmöglich im Rahmen der dem Unternehmen zur Verfügung stehenden Möglichkeiten vor Diskriminierung und Repressalien geschützt.

3. Unparteilichkeit
   

   Die Unparteilichkeit ist durch Organisationsentscheidungen des Vorstands sichergestellt.